Regulamin dofinansowania uczestnictwa w Personal Democracy Forum CEE 2019 w Gdańsku

  1. Niniejszy regulamin określa zasady dofinansowania uczestnictwa w Personal Democracy Forum, które odbędzie się w dniach 4-5 kwietnia 2019 roku w Gdańsku w Europejskim Centrum Solidarności (“PDF CEE 2019”).
  2. Przez następujące określenia użyte w Regulaminie rozumie się:
  • 1. Organizator – Fundacja ePaństwo z siedzibą w Zgorzale przy ulicy Pliszki 2B/1.
  • 2. Wnioskodawca – podmiot wnioskujący o dofinansowanie uczestnictwa w konferencji PDF CEE 2019.
  1. Dofinansowaniu mogą podlegać koszty: dojazdu i/lub noclegu. Dofinansowanie noclegu polega na przydzieleniu miejsca noclegowego w miejscu wskazanym przez Organizatora.
    1. Wnioskodawca dokonuje wyboru rodzaju kosztów, które mają być dofinansowane. Wybór może dotyczyć wszystkich wyżej wymienionych pozycji lub wybranych.
  2. Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie jest ograniczona. O przyznaniu dofinansowania decyduje Organizator przy uwzględnieniu kryteriów zawartych w niniejszym Regulaminie tj. z uwzględnieniem oceny motywacji do wzięcia udziału w PDF CEE 2019 oraz kolejności zgłoszeń. Złożone wnioski zostaną rozpatrzone w terminie do 31 stycznia 2019 r.
  3. Złożenie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem dofinansowania, z przyznaniem go we wnioskowanej kwocie ani z przyznaniem dofinansowania na wszystkie rodzaje kosztów wskazane we wniosku.
  4. Oficjalną stroną PDF CEE 2019 jest: http://pdfcee.pl.

Kryteria przyznania dofinansowania i przygotowanie wniosku

  1. O dofinansowanie mogą wnioskować osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną.
  2. W przypadku Wnioskodawców niebędących osobami fizycznymi, każdy z Wnioskodawców może wnioskować o dofinansowanie kosztów uczestnictwa maksymalnie dla trzech swoich przedstawicieli.
  3. Formularz wniosku należy wypełnić do 18 stycznia 2019 roku. Formularz jest dostępny za pośrednictwem strony internetowej: https://pdfcee.pl/apply-for-travel-grant/. W razie pytań, prosimy o kontakt z p. Matyldą Szyrle (matylda.szyrle@epf.org.pl).
  4. Informacja o wynikach oceny wniosków zostanie przesłana Wnioskodawcom drogą elektroniczną na wskazany przez nich adres e-mail.
  5. Wnioskodawca jest zobowiązany potwierdzić przyjęcie przyznanego dofinansowania w terminie 2 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji o dofinansowaniu. Informację o przyjęciu dofinansowania należy wysłać na adres e-mail podany w pkt. 3 powyżej.
  6. Wnioskodawca, który otrzyma dofinansowanie i nie wykorzysta go, jest zobowiązany zwrócić Organizatorowi koszty, które poniósł Organizator w związku z przyznaniem dofinansowania na rzecz Wnioskodawcy.
  7. Każdy Wnioskodawca, który przyjął dofinansowanie w całości lub w części jest zobowiązany zarejestrować się na PDF CEE 2019 w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o otwarciu rejestracji na PDF CEE 2019 poprzez stronę internetową http://pdfcee.pl. Wnioskodawca, który nie jest osobą fizyczną jest zobowiązany zarejestrować na PDF CEE 2019, w powyższy sposób, wszystkie osoby wymienione w złożonym wniosku o dofinansowanie.

Rozliczenie

  1. Organizator pokrywa koszty według przyznanego dofinansowania. Organizator nie zwraca kosztów ponad przyznane dofinansowanie (np. w przypadku wzrostu kosztów).
  2. Koszty podróży mogą obejmować koszty transportu: autobusami, busami, pociągami (kl. 2), samochodami prywatnymi (według ryczałtu kilometrowego).
  3. Organizator może przydzielić Wnioskodawcy miejsce noclegowe w miejscu wybranym przez Organizatora. Miejsca mogą zostać przyznane w pokojach dwuosobowych, w związku z czym Wnioskodawcy są proszeni o niezwłoczne poinformowanie Organizatorów, jeżeli wykluczają zakwaterowanie wspólnie z innymi Wnioskodawcami, którym przyznano dofinansowanie.
  4. Wnioskodawca określa we wniosku liczbę potrzebnych dla niego noclegów podczas trwania PDF CEE 2019, natomiast Organizator decyduje o liczbie noclegów podlegających dofinansowaniu.
  5. Wnioskodawca, któremu przyznano dofinansowanie jest zobowiązany do podpisania wszelkich list obecności potwierdzających jego udział w PDF CEE 2019. W przypadku braku potwierdzenia obecności przez Wnioskodawcę, Organizator może cofnąć decyzję o przyznaniu dofinansowania, a Wnioskodawca jest wówczas zobowiązany do zwrotu otrzymanego dofinansowania na rzecz Organizatora (a w przypadku przydzielenia miejsca noclegowego, o którym mowa w pkt 4 powyżej, do zwrotu kosztów poniesionych w związku z przydzieleniem tego miejsca).
  6. Wnioskodawca jest zobowiązany przekazać Organizatorowi oryginały biletów objętych dofinansowaniem.

 Postanowienia końcowe

  1. Organizator nie ubezpiecza Wnioskodawców, którym przyznano dofinansowanie od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków.
  2. Organizator nie pokrywa kosztów biletów uczestnictwa w PDF CEE 2019.
  3. Złożenie wniosku o dofinansowanie nie zwalnia z obowiązku rejestracji na konferencję (formularz rejestracyjny zostanie opublikowany na przełomie stycznia i lutego br.)