Regulamin dofinansowania uczestnictwa w Personal Democracy Forum CEE 2020 w Gdańsku
- Niniejszy regulamin określa zasady dofinansowania uczestnictwa w Personal Democracy Forum CEE, które odbędzie się w dniach 23-25 kwietnia 2020 roku w Gdańsku, w Europejskim Centrum Solidarności (“PDF CEE 2020”).
- Przez następujące określenia użyte w Regulaminie rozumie się:
- Organizator – Fundacja ePaństwo z siedzibą w Warszawie przy ulicy Nowogrodzkiej 25/37, kod pocztowy 00-511;
- Wnioskodawca – podmiot wnioskujący o dofinansowanie uczestnictwa w konferencji PDF CEE 2020.
- Dofinansowaniu mogą podlegać koszty dojazdu i/lub noclegu.
- Dofinansowanie noclegu oznacza przydzielenie miejsca noclegowego w pokoju dwuosobowym, w hotelu wskazanym przez Organizatora. W uzasadnionych przypadkach, wskazanych przez Wnioskodawcę we wniosku o dofinansowanie, zostanie on zakwaterowany w pokoju jednoosobowym.
- Wnioskodawca określa we wniosku liczbę potrzebnych dla niego noclegów podczas trwania PDF CEE 2020, natomiast Organizator decyduje o liczbie noclegów podlegających dofinansowaniu.
- Dofinansowanie podróży polega na dofinansowaniu przejazdu do Gdańska i z powrotem. Organizator nie finansuje dodatkowych kosztów dojazdu na dworzec, z którego rozpoczyna się podróż.
- Zaakceptowane przez Wnioskodawcę i zakupione przez Organizatora bilety na dany termin i godzinę podróży nie podlegają zwrotowi ani wymianie.
- Wnioskodawca dokonuje wyboru rodzaju kosztów, które mają być dofinansowane. Wybór może dotyczyć wszystkich wyżej wymienionych pozycji lub wybranych.
- Dofinansowanie noclegu oznacza przydzielenie miejsca noclegowego w pokoju dwuosobowym, w hotelu wskazanym przez Organizatora. W uzasadnionych przypadkach, wskazanych przez Wnioskodawcę we wniosku o dofinansowanie, zostanie on zakwaterowany w pokoju jednoosobowym.
- Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie jest ograniczona. O przyznaniu dofinansowania decyduje Organizator, uwzględniając motywację do wzięcia udziału w PDF CEE 2020 oraz kryteria zawarte w niniejszym Regulaminie. Złożone wnioski zostaną rozpatrzone w terminie do 10.02.2020 r.
- Złożenie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem dofinansowania, z przyznaniem go we wnioskowanej kwocie ani z przyznaniem dofinansowania na wszystkie rodzaje kosztów wskazane we wniosku.
- Oficjalną stroną PDF CEE 2020 jest http://pdfcee.pl.
Kryteria przyznania dofinansowania i przygotowanie wniosku
- O dofinansowanie mogą wnioskować osoby fizyczne.
- W przypadku większej liczby zgłoszeń z jednego podmiotu, Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru przedstawiciela/przedstawicieli podmiotu.
- Formularz wniosku należy wypełnić do 22.01.2020. Formularz jest dostępny za pośrednictwem strony internetowej https://pdfcee.pl/apply-for-travel-grant/. W razie pytań prosimy o kontakt z p. Katarzyną Koślacz (e-mail: katarzyna.koslacz@epf.org.pl).
- Informacja o wynikach oceny wniosków zostanie przesłana Wnioskodawcom drogą elektroniczną na wskazany przez nich adres e-mail.
- Wnioskodawca jest zobowiązany potwierdzić przyjęcie przyznanego dofinansowania w terminie 2 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji o dofinansowaniu. Informację o przyjęciu dofinansowania należy wysłać na adres e-mail podany w pkt. 3 powyżej.
- Ze względu na procedury związane z zakupem biletów, Wnioskodawca jest zobowiązany do płynnej komunikacji z Organizatorem i odpowiedzi na wiadomości związane z zakupem biletów w ciągu 24h.
- Wnioskodawca, który otrzyma dofinansowanie i nie wykorzysta go, jest zobowiązany zwrócić Organizatorowi koszty, które poniósł Organizator w związku z przyznaniem dofinansowania na rzecz Wnioskodawcy.
- Każdy Wnioskodawca, który przyjął dofinansowanie w całości lub w części, jest zobowiązany zarejestrować się na PDF CEE 2020 w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o otwarciu rejestracji na PDF CEE 2020, poprzez stronę internetową http://pdfcee.pl.
- Organizator pokrywa koszty według przyznanego dofinansowania. Organizator nie zwraca kosztów ponad przyznane dofinansowanie (np. w przypadku wzrostu kosztów).
- Koszty podróży mogą obejmować koszty transportu: autobusami, busami, pociągami (kl. 2), samochodami prywatnymi (według ryczałtu kilometrowego).
- Wnioskodawca jest zobowiązany przekazać Organizatorowi oryginały biletów objętych dofinansowaniem.
- Wnioskodawca, któremu przyznano dofinansowanie, jest zobowiązany do podpisania wszelkich list obecności potwierdzających jego udział w PDF CEE 2020. W przypadku braku potwierdzenia obecności przez Wnioskodawcę, Organizator może cofnąć decyzję o przyznaniu dofinansowania.
- W przypadku cofnięcia decyzji o przyznaniu dofinansowania, Wnioskodawca jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego dofinansowania na rzecz Organizatora (a w przypadku przydzielenia miejsca noclegowego, o którym mowa w pkt 3.1. regulaminu, do zwrotu kosztów poniesionych w związku z jego przydzieleniem).
- Organizator nie ubezpiecza od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków Wnioskodawców, którym przyznano dofinansowanie.
- Organizator nie pokrywa kosztów biletów uczestnictwa w PDF CEE 2020.
- Złożenie wniosku o dofinansowanie nie zwalnia z obowiązku rejestracji na konferencję (formularz rejestracyjny zostanie opublikowany w lutym 2020 r.)