Regulamin dofinansowania uczestnictwa w Personal Democracy Forum CEE 2020 w Gdańsku

  1. Niniejszy regulamin określa zasady dofinansowania uczestnictwa w Personal Democracy Forum CEE, które odbędzie się w dniach 23-25 kwietnia 2020 roku w Gdańsku, w Europejskim Centrum Solidarności (“PDF CEE 2020”).   
  2. Przez następujące określenia użyte w Regulaminie rozumie się:   
    1. Organizator – Fundacja ePaństwo z siedzibą w Warszawie przy ulicy Nowogrodzkiej 25/37, kod pocztowy 00-511;
    2. Wnioskodawca – podmiot wnioskujący o dofinansowanie uczestnictwa w konferencji PDF CEE 2020.
  3. Dofinansowaniu mogą podlegać koszty dojazdu i/lub noclegu.   
    1. Dofinansowanie noclegu oznacza przydzielenie miejsca noclegowego w pokoju dwuosobowym, w hotelu wskazanym przez Organizatora. W uzasadnionych przypadkach, wskazanych przez Wnioskodawcę we wniosku o dofinansowanie, zostanie on zakwaterowany w pokoju jednoosobowym.   
    2. Wnioskodawca określa we wniosku liczbę potrzebnych dla niego noclegów podczas trwania PDF CEE 2020, natomiast Organizator decyduje o liczbie noclegów podlegających dofinansowaniu.   
    3. Dofinansowanie podróży polega na dofinansowaniu przejazdu do Gdańska i z powrotem. Organizator nie finansuje dodatkowych kosztów dojazdu na dworzec, z którego rozpoczyna się podróż.   
    4. Zaakceptowane przez Wnioskodawcę i zakupione przez Organizatora bilety na dany termin i godzinę podróży nie podlegają zwrotowi ani wymianie.   
    5. Wnioskodawca dokonuje wyboru rodzaju kosztów, które mają być dofinansowane. Wybór może dotyczyć wszystkich wyżej wymienionych pozycji lub wybranych.   
  1. Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie jest ograniczona. O przyznaniu dofinansowania decyduje Organizator, uwzględniając motywację do wzięcia udziału w PDF CEE 2020 oraz kryteria zawarte w niniejszym Regulaminie. Złożone wnioski zostaną rozpatrzone w terminie do 10.02.2020 r.   
  2. Złożenie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem dofinansowania, z przyznaniem go we wnioskowanej kwocie ani z przyznaniem dofinansowania na wszystkie rodzaje kosztów wskazane we wniosku.  
  3. Oficjalną stroną PDF CEE 2020 jest http://pdfcee.pl.   

Kryteria przyznania dofinansowania i przygotowanie wniosku   

  1. O dofinansowanie mogą wnioskować osoby fizyczne.   
  2. W przypadku większej liczby zgłoszeń z jednego podmiotu, Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru przedstawiciela/przedstawicieli podmiotu.   
  3. Formularz wniosku należy wypełnić do 22.01.2020. Formularz jest dostępny za pośrednictwem strony internetowej https://pdfcee.pl/apply-for-travel-grant/. W razie pytań prosimy o kontakt z p. Katarzyną Koślacz (e-mail: katarzyna.koslacz@epf.org.pl).   
  4. Informacja o wynikach oceny wniosków zostanie przesłana Wnioskodawcom drogą elektroniczną na wskazany przez nich adres e-mail.   
  5. Wnioskodawca jest zobowiązany potwierdzić przyjęcie przyznanego dofinansowania w terminie 2 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji o dofinansowaniu. Informację o przyjęciu dofinansowania należy wysłać na adres e-mail podany w pkt. 3 powyżej.   
  6. Ze względu na procedury związane z zakupem biletów, Wnioskodawca jest zobowiązany do płynnej komunikacji z Organizatorem i odpowiedzi na wiadomości związane z zakupem biletów w ciągu 24h.   
  7. Wnioskodawca, który otrzyma dofinansowanie i nie wykorzysta go, jest zobowiązany zwrócić Organizatorowi koszty, które poniósł Organizator w związku z przyznaniem dofinansowania na rzecz Wnioskodawcy.   
  8. Każdy Wnioskodawca, który przyjął dofinansowanie w całości lub w części, jest zobowiązany zarejestrować się na PDF CEE 2020 w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o otwarciu rejestracji na PDF CEE 2020, poprzez stronę internetową http://pdfcee.pl.   

Rozliczenie   

  1. Organizator pokrywa koszty według przyznanego dofinansowania. Organizator nie zwraca kosztów ponad przyznane dofinansowanie (np. w przypadku wzrostu kosztów).   
  2. Koszty podróży mogą obejmować koszty transportu: autobusami, busami, pociągami (kl. 2), samochodami prywatnymi (według ryczałtu kilometrowego).   
  3. Wnioskodawca jest zobowiązany przekazać Organizatorowi oryginały biletów objętych dofinansowaniem.   
  4. Wnioskodawca, któremu przyznano dofinansowanie, jest zobowiązany do podpisania wszelkich list obecności potwierdzających jego udział w PDF CEE 2020. W przypadku braku potwierdzenia obecności przez Wnioskodawcę, Organizator może cofnąć decyzję o przyznaniu dofinansowania.   
  5. W przypadku cofnięcia decyzji o przyznaniu dofinansowania, Wnioskodawca jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego dofinansowania na rzecz Organizatora (a w przypadku przydzielenia miejsca noclegowego, o którym mowa w pkt 3.1. regulaminu, do zwrotu kosztów poniesionych w związku z jego przydzieleniem).   

 Postanowienia końcowe   

  1. Organizator nie ubezpiecza od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków Wnioskodawców, którym przyznano dofinansowanie.   
  2. Organizator nie pokrywa kosztów biletów uczestnictwa w PDF CEE 2020.   
  3. Złożenie wniosku o dofinansowanie nie zwalnia z obowiązku rejestracji na konferencję (formularz rejestracyjny zostanie opublikowany w lutym 2020 r.)